اهمیت اتوماسیون اداری بر روی کسب و کارهای کوچک

اتوماسیون اداری کسب و کارهای کوچک را قادر می سازد تا چالش های عملیاتی همچون کاهش فروش، از دست دادن مشتری های زیاد و انحراف بین اهداف درآمد شرکت ها و سیاست های کمیسیون فروشندگان را بررسی و پیگیری نمایند. اگر شما نیز صاحب یک کسب و کار کوچک هستید، روش ها و ابزارهای زیادی برای بررسی و پیگیری رفتار مشتریان وجود دارد که می تواند نتایج شما را به طور موثری تحت تاثیر خود قرار دهد.

ویژگی های اتوماسیون اداری

۱- مدیریت مشتری :
شما می توانید از ابزارهای اتوماسیون اداری برای به دست آوردن دید بیشتر نسبت به پایه مشتریان خود، اندیشیدن در مورد تاکتیک های مورد نیاز برای سودآوری بلند مدت و تدوین برنامه های بهتر استفاده کنید. به عنوان مثال اگر این نرم افزار ها مشخص کنند که ۸۰ درصد از مشتریان شما در بخش دارویی قرار دارند، شما می توانید فروشندگانی را استخدام کنید که دارای پس زمینه و اطلاعات مورد نیاز در این زمینه هستند.

۲- پیگیری سود آوری :
این ابزار می تواند کارهای حسابداری شما را راحت تر کند. اگر از این ابزارها استفاده کنید، نیازی نیست در مورد ردیابی درآمدهای خود، تمرکز بر روی هزینه های حمل و نقل ، تخفیف محصول و بازده مشتری نگران باشید. این نرم افزار به کسب و کارهای کوچک کمک می کند سیستم حسابداری خود را تسریع کنند و یک گزارش مالی دقیق تر داشته باشند که شاید به جرات می توان گفت مهم ترین فرآیند در چرخه ارزش شرکت می باشد. هنگامی که استراتژیست های بزرگ در مورد چرخه یا زنجیره ارزش صحبت می کنند، به مجموعه ای از وظایف و ابزارها اشاره می کنند که سازمان ها و کسب و کارها را قادر می سازد ، رشد بیشتری داشته باشند، عملیات کاربردی و مفیدتری به کار ببرند و در پایان سال نتایج مثبتی نیز به دست آورند.

۳- پیروی از مقررات :
یک سیاست مشتری موثر، صاحبان کسب و کارها را قادر می سازد تا برخی از فرآیندهای تجاری خود را که قبلا به صورت دستی انجام می شد، خودکار و اتوماتیک کنند. اینکار در طولانی مدت یک رویکرد موثر است، به خصوص زمانی که به شما کمک می کند خود را با استانداردهای موجود منطبق کنید. به عنوان مثال، اگر به درستی از ابزارهای اتوماسیون اداری استفاده کنید، ممکن است نیازی به استخدام یک تیم تحلیلگر انطباق برای انجام بررسی های مقرراتی نداشته باشید.

۴- استراتژی فروش :
به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک ، آخرین چیزی که شما می خواهید، به دست آوردن درآمد توسط هدف قرار دادن بخش اشتباه مربوط به مشتریان است. برنامه های مدیریت مشتری می تواند اطلاعات ارزشمندی در مورد روند فروش بلند مدت فراهم کند و به شما کمک کند استراتژی های فروش فعلی و نتایج حاصل از آن را تنظیم کنید. به عنوان مثال، یک تجزیه و تحلیل ۵ ساله از داده های فروش شرکت نشان می دهد که درآمد حاصل از شرکت ها و کارخانه های سازنده خودرو رو به کاهش یافته است در حالیکه درآمد حاصل از بخش آموزش عالی در حال افزایش است . بر اساس این نتایج ، ممکن است تصمیم بگیرید دانشگاه ها و بخش آموزش عالی را بیشتر از سایر قسمت ها هدف قرار دهید.

۵- بهبود خدمات مشتری :
ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری یا اتوماسیون اداری می تواند بخش خدمات مشتریان را نیز بهبود ببخشد و به کارمندان کمک کند به سوال ها و خواسته های مشتریان به طور موثرتری پاسخ دهند. به عنوان مثال، یک کارآفرین می تواند شکایت های مشتریان خود را پیگیری کند و جاهایی که شرکت قصور داشته است را مشخص نماید. نرم افزارهای موجود همچنین می تواند بیشن عمیقی به روند سفارشات مشتریان فراهم کند.برنامه های مدیریت مشتری می تواند به کسب و کارهای کوچک برتری عملیاتی در زمینه های کلیدی بدهد. این ابزار شرکت شما را قادر می سازد تا بهترین و موثرترین روش برای دستیابی به خط مشی و سیاست توسعه مشتریان را اتخاذ نماید و در نتیجه فروشتان را افزایش دهد. قبل از انتخاب برنامه های مرتبط با پیگیری رفتار مشتریان، مطمئن شوید که اینگونه موارد با فرآیندهای شرکت، چرخه صنعت و پایه مشتریان منطبق است.